prevenir uso indevido recursos corporativos - Cómo prevenir el uso indebido de recursos corporativos

Toda empresa, sin importar la industria a la que pertenezca, puede estar expuesta a que sus empleados hagan uso indebido de los recursos corporativos, lo que representa una pérdida de 5% de los ingresos anuales, por lo que es sumamente importante que los administradores de la compañía estén al tanto del comportamiento del consumo de los colaboradores y den seguimiento hacia dónde se dirige el capital.

Para prevenir malas prácticas y detectar actividades sospechosas, se debe prestar especial atención en los casos más comunes donde se llevan a cabo este tipo de actividades, las cuales son las siguientes:

Compras con tarjetas corporativas

Implementar el uso de este tipo de plásticos dentro de la compañía tiene grandes beneficios ya que reducen significativamente los costos de las órdenes de compra y los ciclos de pago. Sin embargo, las tarjetas corporativas son sumamente propensas a sufrir abusos por parte de los empleados.

La solución para evitar su uso indebido es muy sencilla: solicitar al banco los estados de cuenta, los cuales se encuentran sumamente detallados. De esta forma será posible realizar un análisis de las compras realizadas para detectar compras inusuales que puedan parecer sospechosas.

Gastos de viaje

En este rubro la malversación de los gastos también es muy común, ya que pueden mezclarse las compras personales con las del negocio, además, se debe analizar si todos los esfuerzos económicos y la inversión de capital que realizará la empresa para hacer este desplazamiento corporativo será redituable para sus intereses.

Para detectar si se está haciendo un mal uso de los recursos destinados hacia los viajes de negocios, es importante verificar si existen cargos duplicados que puedan ser un indicador de compras fuera de lo normal.

Proceso de pago a proveedores

Dentro del sistema destinado a realizar compras y pagos a proveedores, también pueden suscitarse desviaciones que pongan en riesgo a la compañía, por ejemplo, la creación de distribuidores “fantasmas” con el fin de crear facturas falsas o la aprobación de compras a precios sumamente altos.

Es por ello que se debe revisar a detalle estas actividades y verificar las direcciones de los proveedores y que los costos de los productos o servicios se encuentren dentro de las normas del mercado.

Analizar detalladamente estos tres aspectos, ayudará a identificar actividades inusuales y prevenir que estas se lleven a cabo para ahorrar valiosos recursos dentro de la compañía.